Sur quel matériel fonctionne ‘Chargé d'affaires' ?
ODSI a développé ce logiciel pour qu'il soit opérationnel sur la majorité des équipements actuels des entreprises, c'est-à-dire sous Windows
Pour les versions réseau, il fonctionne sur les trois modes actuels : réseau ‘point à point', Microsoft Windows Server).
Cependant, pour la version utilisant la base de données MS SQL Server, il est necessaire de disposer d'un serveur sous Windows 2000 ou supérieur
Et, s'il y a une gestion de 'sites' distants, les fonctionnalités TSE seront necessaires.
Qui dans l'entreprise utilisera ‘Chargé d'affaires' ?
De par sa conception, ce logiciel couvre l'ensemble des opérations liées à une affaire, de la prospection commerciale au contrôle des factures fournisseurs ; par conséquent, tout le monde pourra l'utiliser :
- Les chargés d'affaires,
- Le bureau d'études pour l'établissement des devis, le prévisionnel ‘temps'.
- Le service achats, pour les demandes de prix, les commandes fournisseurs,
- Le magasin pour la réception des matières, et les sorties de stock,
- Les services administratifs, pour les bons de livraison, la facturation client, le contrôle des factures fournisseurs, la saisie et le suivi des temps, la comptabilisation automatique des ventes et des achats,
- Et bien sûr, le dirigeant qui dispose en permanence, tant au niveau consultation qu'en impression, des états de synthèse nécessaires.
Selon la taille et la structure de l'entreprise, certains utilisateurs géreront plusieurs des domaines ci-dessus.
Que devient ma gestion commerciale actuelle ?
‘Chargé d'affaires' dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires (du devis à la facturation pour les clients, de la commande au contrôle facture pour les fournisseurs), et remplace donc cette gestion commerciale.
Il a l'avantage sur elle de disposer des fonctionnalités de prévision et de suivi au niveau des temps et des consommations, et du suivi de la prospection et des actions. Par contre, il exporte les éléments comptables d'achat et de vente vers la comptabilité Sage ligne 30 ou 100, vous évitant les ressaisies.
Est-il possible de reprendre mes fichiers actuels ?
Les spécialistes d'ODSI étudieront bien volontiers ce sujet avec vous. Pour cela, il est nécessaire que votre logiciel actuel utilise une base de données standard, ou dispose de fonctionnalités d'exportation vers des formats standards (Excel, texte, MS Access, …).
Cependant, si cette possibilité existe souvent pour les fichiers principaux (clients, fournisseurs, articles, salariés), elle est extrêmement délicate pour la reprise des affaires en cours, et il est pertinent d'étudier précisément ce sujet.
Par ailleurs, un changement de mode de gestion est souvent l'occasion de faire le point sur des codifications ou des structures existantes, et la faisabilité 'technique' n'entraîne pas obligatoirement la mise en oeuvre réelle de cette possibilité.
Que faire si une fonctionnalité n'existe pas dans ‘Chargé d'affaires' ?
Ce logiciel ayant été conçu de façon extrêmement ouverte, plusieurs possibilités existent :
- Il s'agit d'une fonctionnalité pouvant intéresser l'ensemble des utilisateurs, et elle sera rapidement intégrée, après analyse, dans une nouvelle version,
- Il s'agit d'une fonctionnalité qui vous est propre, et nous pourrons la développer ‘à côté' du logiciel, dans le même esprit, pour que vous puissiez toujours bénéficier de l'évolution des versions,
- Il s'agit d'un document complémentaire, d'une analyse, d'une statistique, et dans ce cas nous vous formerons à l'extraction et à l'exploitation des données de la base de données par les outils bureautiques standards (Word, Excel, Access, Project, …)
‘Chargé d'affaires' peut-il être mis en œuvre progressivement ?
Oui, bien sûr, et c'est même la démarche la plus intelligente.
En effet, compte tenu de l'ensemble des domaines de l'entreprise qu'il prend en compte, ce logiciel demande une préparation et une organisation des données et des traitements qui nécessitent l'implication d'un nombre important de personnes.
C'est pourquoi notre démarche consiste à mettre en place avec vous un planning de mise en œuvre de ses différentes fonctionnalités, avec des points intermédiaires de 'validation'.
Comment se déroule la mise en place de ‘Chargé d'affaires' ?
Compte tenu de l'ampleur du domaine couvert, et à la différence des logiciels ‘classiques' de gestion commerciale, la mise en place du logiciel ne se cantonne pas à une seule ‘formation', mais comporte :
- Une première étape de présentation ‘mutuelle', l'entreprise présentant son organisation (actuelle et/ou souhaitée), et ODSI présentant, par domaine, les fonctionnalités du produit ; à l'issue de cette étape, le plan de mise en place est établi, avec les personnes concernées sur chaque sujet,
- Ensuite, chaque fonction est détaillée, les étapes de ‘personnalisation' étudiées et/ou réalisées sur place, la formation proprement dite est réalisée.
- Enfin, entre chaque étape, vous aurez à préparer et enregistrer des fichiers, à reprendre des affaires en cours, à demander l'aide du formateur.
Cette mise en œuvre se déroulera donc sur un ou plusieurs mois, car elle nécessite d'alimenter totalement les fichiers avant que le produit soit totalement opérationnel.
C'est pour cela également que le nombre de jours que nous prévoyons est toujours estimé d'après la réalité de chacune des entreprises, de l'utilisation qu'elle souhaite faire du logiciel, de la façon dont le suivi d'affaires était réalisé précédemment.
Comment évolue le logiciel ‘Chargé d'affaires' ?
Ce logiciel n'évolue que par et pour ses utilisateurs. Ce sont leurs demandes qui sont prises en compte par nos équipes techniques, analysées et étudiées avec des utilisateurs, et intégrées progressivement dans les versions diffusées.
C'est également pour cette raison que les aménagements qui vous sont propres sont 'externalisés', vous permettant de continuer à bénéficier de l'évolution du produit.
Comment fonctionne l'assistance sur le logiciel ‘Chargé d'affaires' ?
Dès le démarrage de votre application, c'est-à-dire dès la ‘recette' du logiciel, votre contrat d'assistance vous permet de bénéficier du support téléphonique de nos techniciens, ainsi que de la mise à jour régulière des produits.
Nous pouvons également mettre en place une solution de télémaintenance, nous permettant, sous votre contrôle, de prendre la main sur votre équipement pour procéder aux contrôles nécessaires.
Existe-t-il des entreprises identiques à la mienne utilisant ‘Chargé d'affaires' ?
Ce logiciel est utilisé par les entreprises qui fabriquent ‘à la commande', c'est-à-dire
-
la mécanique,
-
la chaudronnerie,
-
la tuyauterie,
-
les bureaux d'études,
-
les ensembliers industriels,
-
les électriciens industriels et automaticiens,
mais aussi les entreprises de service, de fumisterie, d'installation de magasins, etc..
En fonction de votre 'métier', nous vous indiqueront bien volontiers des références proches.
Pourrai-je conserver mes documents actuels avec ‘Chargé d'affaires' ?
L'évolution récente du produit prend en compte cette demande de nos clients, en particulier au niveau des documents ‘commerciaux' d'achat et de vente, ainsi que des documents internes de suivi.
Chaque type d'édition comporte donc maintenant, de base dans le produit, un ou deux modèles d'édition ‘standard' ; ensuite, en fonction de vos propres besoins, des éditions complémentaires pourront être réalisées lors de la mise en place de l'application, de façon ‘externe', c'est-à-dire permettant de les conserver à chaque évolution du produit.
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